Privacy beleid

Privacybeleid – Studio Aerde

Versie 1.1
Laatst bijgewerkt: 21 juli 2026

1. Inleiding

Studio Aerde hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft.

Studio Aerde verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de overige toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving.

2. Verantwoordelijke

Studio Aerde is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via de contactgegevens op onze website.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van onze dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Voor- en achternaam;

Bedrijfsnaam;

Adres- en projectgegevens;

Telefoonnummer;

E-mailadres;

Factuur- en betaalgegevens;

Offerte- en projectinformatie;

Correspondentie via e-mail, telefoon of contactformulieren;

Foto's van projecten;

Overige gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening of waartoe wij wettelijk verplicht zijn.

4. Doeleinden van de verwerking

Studio Aerde verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

het opstellen en verzenden van offertes;

het uitvoeren van overeenkomsten;

het ontwerpen van buitenruimten;

het opstellen van beplantingsplannen, boomadviezen en biodiversiteitsadviezen;

projectbegeleiding;

communicatie met opdrachtgevers;

facturatie en financiële administratie;

het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

relatiebeheer;

klantenservice;

het onderhouden en verbeteren van onze dienstverlening;

portfolio- en marketingdoeleinden voor zover wettelijk toegestaan.

5. Grondslagen

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van één of meerdere van de volgende wettelijke grondslagen:

uitvoering van een overeenkomst;

wettelijke verplichting;

gerechtvaardigd belang;

toestemming van de betrokkene.

6. Bewaartermijnen

Studio Aerde bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Offertes zonder opdracht: maximaal 12 maanden;

Projectdossiers: zolang noodzakelijk voor uitvoering, nazorg en eventuele garantie;

Correspondentie: zolang noodzakelijk voor de dienstverlening;

Financiële administratie: minimaal 7 jaar overeenkomstig de fiscale bewaarplicht.

Indien wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn voorschrijven, worden persoonsgegevens overeenkomstig die wettelijke termijn bewaard.

7. Verstrekking aan derden

Studio Aerde verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wanneer een wettelijke verplichting daartoe bestaat.

Hierbij kan gedacht worden aan:

accountants en boekhouders;

hosting- en IT-dienstverleners;

uitvoerende aannemers;

leveranciers;

transporteurs;

overheidsinstanties.

Wanneer derden persoonsgegevens namens Studio Aerde verwerken, worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten.

8. Beveiliging

Studio Aerde neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Hieronder vallen onder meer:

beveiligde computers en mobiele apparaten;

sterke wachtwoorden;

tweestapsverificatie waar mogelijk;

beveiligde internetverbindingen (SSL);

beperkte toegang tot persoonsgegevens.

Hoewel Studio Aerde passende beveiligingsmaatregelen treft, kan volledige beveiliging van gegevensuitwisseling via internet nooit worden gegarandeerd. Gebruik van elektronische communicatie en onze website geschiedt daarom voor een deel op eigen risico van de gebruiker.

9. Cookies

De website van Studio Aerde kan gebruikmaken van cookies om de website goed te laten functioneren en om inzicht te verkrijgen in het gebruik van de website.

Afhankelijk van de inrichting van de website kunnen onder andere de volgende diensten worden gebruikt:

Google Analytics;

Google Maps;

Meta Pixel;

LinkedIn Insight Tag.

Voor zover wettelijk vereist wordt vooraf toestemming gevraagd voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.

10. AI en digitale ontwerpsoftware

Studio Aerde maakt bij bepaalde werkzaamheden gebruik van digitale ontwerpsoftware, 3D-visualisaties en AI-ondersteunde ontwerptools.

Persoonsgegevens worden daarbij uitsluitend verwerkt voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht.

Studio Aerde verstrekt geen persoonsgegevens aan openbare AI-platformen voor het trainen van AI-modellen, tenzij hiervoor een wettelijke grondslag bestaat of de opdrachtgever hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

AI-visualisaties, renders en impressies dienen uitsluitend als ontwerp- en presentatiemiddel. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend ten aanzien van exacte maatvoering, materiaalkeuze, kleurweergave of uitvoering.

11. Foto's en projectbeelden

Studio Aerde maakt regelmatig foto's van ontwerpen, projecten en gerealiseerde buitenruimten.

Foto's waarop personen herkenbaar zijn worden uitsluitend gepubliceerd indien daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat, zoals toestemming van de betreffende persoon.

Studio Aerde behoudt zich het recht voor foto's van gerealiseerde projecten waarop geen personen herkenbaar zijn te gebruiken voor:

website;

portfolio;

social media;

presentaties;

offertes;

marketing- en promotiedoeleinden;

tenzij hierover vooraf schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt.

12. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG onder meer recht op:

inzage;

correctie;

verwijdering;

beperking van verwerking;

overdraagbaarheid van gegevens;

bezwaar tegen verwerking;

intrekking van eerder verleende toestemming, voor zover de verwerking daarop is gebaseerd.

Verzoeken kunnen worden ingediend via de contactgegevens van Studio Aerde.

Studio Aerde streeft ernaar verzoeken binnen de wettelijke termijn van één maand af te handelen. Indien de behandeling meer tijd vergt, wordt de verzoeker hiervan tijdig op de hoogte gesteld.

13. Klachten

Indien u van mening bent dat Studio Aerde niet zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij gezamenlijk naar een passende oplossing kunnen zoeken.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Studio Aerde behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar via de website van Studio Aerde.

15. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via de contactgegevens op de website van Studio Aerde.

16. Slotbepaling

Door gebruik te maken van de website of diensten van Studio Aerde verklaart u kennis te hebben genomen van dit privacybeleid.

Dit privacybeleid is opgesteld overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving.